Institut de la Gouvernance des Systèmes d'Information
Benchmarking des coûts informatiques -- Modèle et guide de mise en œuvre du standard IGSI
Un GIE n’est ni une entreprise, ni une association ; le but du groupement est de faciliter l’activité économique des différents participants. Une conséquence immédiate est l’utilisation du modèle IGSI dans une optique de refacturation totale aux participants des coûts informatiques, calculés « complets » (locaux, taxes, frais de téléphone, d’administration du personnel, etc.).
Cette démarche de benchmarking donne également une vision plus précise des coûts et permettra à terme non seulement de refacturer au plus juste les services utilisés par les participants du groupement mais aussi de descendre d’un niveau de granularité en offrant des services personnalisés et non globaux. Il sera par exemple possible, une fois le coût de la boîte aux lettres connu et suivi de proposer à certains participants une offre sans boîte aux lettres.
Effectuer tout ce travail d’analyse des coûts informatiques et de discussion avec les différents services s’inscrit également dans une démarche plus générale de gouvernance des systèmes d’information, permettant un contrôle accru des dépenses et à terme un pilotage plus efficace de l’activité. Une fois cette étude réalisée dans le GIE et en fonction des gains retirés, il est même envisageable que ce travail s’étende et s’intègre au niveau global des entités IT décentralisées chez Saint-Gobain.
La principale difficulté semble justement provenir de cette optique de refacturation. Pour le moment, les clients se voient facturer des coûts « en grande masse ». Obtenir le niveau de précision souhaité offrira la possibilité de refacturer en coûts « réels » ; mais dans quelle mesure cette possibilité sera-t-elle mise en œuvre, à la vue de toutes les difficultés induites en termes de gestion et de suivi chez les clients par une refacturation trop précise des coûts ? Une piste de solution serait de déterminer différents forfaits totalement transparents et d’y ajouter une partie variable.
Chez Saint-Gobain, une nouvelle méthode de calcul des coûts informatiques doit être déterminée, en raison d’une importante différence de qualification des coûts entre la définition du modèle CIGREF-AFAI et celle du GIE. En effet, nous avons décidé de ne pas inclure les coûts associés aux frais généraux (bureaux, taxes, etc.). Ceci conduit donc le GIE à les extraire du calcul afin de pouvoir se comparer suivant le modèle IGSI.
Dans la continuité de cette remarque, Saint-Gobain calculait un « coût utilisateur » et ne distinguait pas ses coûts selon les six processus proposés par le modèle. Pour illustration, un utilisateur peut disposer d’un poste, d’une imprimante, d’un Black Berry et d’un service associé de type « Gold ». Chacun des items est associé à un nombre d’unités d’œuvre ; il s’agit par la suite de multiplier ce nombre d’unités d’œuvre par le coût de l’unité d’œuvre afin d’établir la facture au client. Cette démarche nécessite à l’heure actuelle pour le GIE Saint-Gobain plusieurs manipulations de données (affectation de quotes-parts) pour pouvoir coller au modèle.
Nous retrouvons finalement chez Saint-Gobain deux des difficultés habituelles constatées dans l’ensemble des entreprises qui souhaitent mettre en œuvre le modèle :